Typické situace

Život standardní objednávky

Pro další popis je použit výraz shopmaster, což označuje Vás, nebo skupinu oprávněných lidí, kteří spravují objednávky.

1. Zákazník pomocí eshopu nakoupí a je vytvořena objednávka. O jejím vytvoření dostane emailem zprávu zákazník i shopmaster. Shopmaster mají v emailu navíc rychlý odkaz do správy objednávek, kde se jí mohou dále věnovat. Objednávka má nyní stav Přijato systémem.
2. V případě, že je zvolena platba převodem, je automatem vygenerována proforma faktura, kterou dostane zákazník emailem zároveň s potvrzením zadání objednávky. V případě platby kartou je zákazník přesměrován na platební bránu, kde může a nemusí objednávku zaplatit. V případě, že ji z jakéhokoliv důvodu nezaplatil, je možné objednávku rovnou stornovat, případně zákazníka kontaktovat a nabídnout řešení (zaslat znovu odkaz na platbu, případně zvolit jiný způsob platby).
3. Shopmaster se podívá na objednávky se stavem Přijato systémem, a pokud je shledá v pořádku, povýší je na stav Vyřizováno. O změně stavu je automaticky  informován zákazník emailem. V případě nesrovnalostí (např. špatně vyplněný některý údaj, objednání nedostupného zboží, atd.) může kontaktovat zákazníka a objednávku upravit.
4. Když je objednané zboží připraveno k expedici a platba dorazila na účet (neplatí v případě platby dobírkou nebo osobním vyzvednutím), shopmaster vygeneruje a vytiskne normální fakturu, vše společně s ní zabalí do krabice, a sjedná svoz patřičnými dopravci. V případě osobního vyzvednutí je zákazník při povýšení stavu emailem informován o tom, že zboží je připraveno.
5. Když jsou zásilky předány dopravci, povýší všechny odeslané objednávky na stav Odesláno. Přitom je shopmaster dotazován na sledovací kódy zásilek, které jsou společně s oznámením o odeslání zásilky zaslány na email zákazníka.

Zboží nebylo vyzvednuto

V případě, že si zákazník nevyzvedl zboží a to leží na poště, máte možnost vyzvednutí urgovat. V detailu objednávky je tlačítko Odeslat email, pomocí něhož můžete rychle napsat připomenutí.

Je možné nastavit šablony těchto emailů tak, aby se práce rapidně zjednodušila.

Proforma faktura nebyla zaplacena

V případě, že si zákazník zvolil platbu převodem nebo kartou, a stále ji neuhradil, máte možnost úhradu urgovat. V detailu objednávky je  u každé faktury tlačítko Urgovat, pomocí něhož můžete rychle napsat připomenutí.

Je možné nastavit šablony těchto emailů tak, aby se práce rapidně zjednodušila.

Změny objednávky

Provozování eshopu je úzce spjato s účetnictvím, kterému nemusí každý alespoň ze začátku dobře rozumět. Systém přitom nemůže plně převzít kontrolu nad úpravami objednávky a jejích faktur, protože je velmi důležité zachovat volnost člověku a jeho úsudku. Z těchto důvodů je zde připraven popis řešení častých situací, které nastávají v životě eshopu.

Při práci platí obecné pravidlo – všechny změny v objednávkách psát do poznámek k objednávce, ať se v tom zpětně každý vyzná.

Doporučení byla sestavena ve spolupráci s TopMode.